Quel est le rôle d’une assistante administrative Lyon ?

Le poste de l’assistante administrative est très important au sein de n’importe quelle entreprise. La communication interne et externe, l’organisation et enfin le responsable du personnel sont autant de tâches qu’on peut concentrer sur ce poste. Ce qui l’occupe doit être sociable, rigoureux et aussi flexible en même temps. Cet article vous met au courant avec plus de détails sur ces différentes tâches.

S’acquitter de la communication de l’entreprise

Il s’agit de faire circuler les informations nécessaires pour permettre à chaque poste de se coordonner avec les autres postes ou départements. Elle est responsable de la tenue des procès-verbaux des réunions internes et externes et de leur envoi aux destinataires appropriés.

L’assistante reçoit tous les appels téléphoniques à l’attention de l’entreprise. Elle est également la responsable de l’emploi du temps du chef de l’entreprise donc pourrait répondre, à sa place, sur sa disponibilité à recevoir quelqu’un ou pas. Elle pourrait s’occuper de l’organisation de ses tâches pour optimiser ses actions pour le bien de l’entreprise.

L’assistante administrative Lyon est tenue de s’occuper des communications externes comme les échanges avec les organismes sociaux de Lyon. Elle prend part dans les activités commerciales, dont le recouvrement des impayés. Elle pourrait également s’occuper de la réponse des appels d’offres et constituer les documents s’y afférant, au nom de l’entreprise.

Être au centre de l’organisation de l’entreprise

Il s’agit de l’organisation, de classement et de l’archivage des documents de l’entreprise. La préparation des documents comptables à l’intention de l’expert comptable est sous sa direction. La réception des documents comptables, des invitations ou des commandes lui revient aussi.

On lui confie aussi l’emploi du temps ou les plannings des réunions, des déplacements du chef et des autres membres de la direction. On peut citer la réservation des vols et des hôtels lors des déplacements d’affaires en dehors de Lyon, par exemple. L’organisation des formations, des moments de détente pour le personnel sont la plupart du temps gérée par l’assistante administrative.

Les réserves de matériels de l’entreprise sont gérées par l’assistante administrative. Le suivi de chantiers, s’il a eu lieu, est sous sa responsabilité. La gestion de la caisse sociale de l’entreprise lui revient également. L’organisation des fêtes saisonnières est également confiée à sa sagesse étant donné qu’elle connaît tout le membre du personnel.

Prendre part dans la gestion du personnel

Les échanges avec les organismes sociaux lyonnais sont déjà sous sa responsabilité. Le suivi des visites d’embauche et des visites médicales est donc une tâche qui lui incombe logiquement. Elle s’occupe du planning de congé et des arrêts maladie du personnel. L’assistance administrative Lyon participe activement au recrutement de personnel.

Le classement et tri des Curriculum Vitae reçus par l’entreprise est de son ressort. Comme elle est la première responsable du planning au sein de l’entreprise, l’organisation des entretiens d’embauche lui appartient. On lui confie aussi la rédaction des lettres de renvoi ou de pénalisation.

L’assistante administrative est donc la personne à tout faire dans l’entreprise. Son absence à cause d’une maladie ou d’une indisposition quelconque pourrait nuire au bon fonctionnement de l’entreprise. D’où le recours aux prestations d’une télésecrétaire.

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Quentin Rault
Quentin Rault
Après une carrière de journaliste à Libération puis chez les Échos, j'ai décidé de me lancer en tant que journaliste indépendant. Passionné de nouvelles technologies, d'art contemporain et de la vie Parisienne, je partage sur ce site mes découvertes et expériences.

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